En tant que bailleur, vous avancez chaque année des dépenses liées au logement que vous louez : eau, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères… Une partie de ces sommes peut être refacturée à votre locataire : ce sont les charges récupérables. Mais attention, la liste est strictement encadrée par la loi, et les erreurs de refacturation figurent parmi les litiges locatifs les plus fréquents. Voici la liste complète applicable en 2026, les règles de régularisation et les pièges à éviter.
Le cadre légal : une liste limitative
Les charges récupérables sont définies par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, pris en application de l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Ce texte, toujours en vigueur en 2026, fixe une liste limitative : si une dépense n'y figure pas, vous ne pouvez pas la réclamer à votre locataire, même si le bail prévoit le contraire. Une clause du bail qui mettrait à la charge du locataire une dépense non listée est réputée non écrite.
Le principe général : sont récupérables les dépenses correspondant à des services dont le locataire profite directement, à l'entretien courant et aux menues réparations des parties communes et équipements collectifs, ainsi qu'à certaines impositions liées à des services rendus (ordures ménagères, assainissement).
La liste des charges récupérables en 2026
Eau et chauffage
- Eau froide et eau chaude des locataires et des parties communes ;
- Combustible ou énergie du chauffage collectif et de la production d'eau chaude collective ;
- Entretien courant et menues réparations des installations (chaudière collective, compteurs, régulation) ;
- Exploitation des compteurs individuels et répartiteurs de frais de chauffage.
Ascenseur et monte-charge
- Électricité de fonctionnement ;
- Contrat d'entretien courant (visites périodiques, nettoyage, dépannage) ;
- Menues réparations de la cabine (boutons, paumelles, éclairage).
En revanche, les grosses réparations et la mise aux normes de l'ascenseur restent à la charge du propriétaire.
Parties communes intérieures
- Électricité (éclairage des couloirs, halls) ;
- Produits et matériel d'entretien (balais, sacs poubelle) ;
- Frais de personnel d'entretien ou coût de la société de nettoyage ;
- Entretien des tapis, vide-ordures, interphones (entretien courant uniquement).
Espaces extérieurs
- Entretien courant des espaces verts (tonte, taille, arrosage) ;
- Entretien des voies de circulation, aires de stationnement et équipements de jeux.
Gardien et employé d'immeuble : les fameux 75 % et 40 %
C'est l'un des points les plus techniques du décret :
| Situation | Part récupérable de la rémunération (charges comprises) |
|---|---|
| Gardien/concierge assurant l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets | 75 % |
| Gardien/concierge n'assurant que l'une des deux tâches | 40 % |
| Employé d'immeuble (sans logement de fonction) | 100 % du coût lié aux tâches récupérables |
Certains éléments restent toujours non récupérables, notamment le salaire en nature (logement de fonction), l'intéressement et les indemnités de licenciement.
Taxes et redevances
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) : récupérable en totalité, au prorata de la période d'occupation ;
- Taxe de balayage ;
- Redevance d'assainissement.
Attention au piège de la TEOM : seule la taxe elle-même est récupérable, pas les frais de gestion de la fiscalité locale qui figurent sur l'avis de taxe foncière (environ 8 à 9 % du montant, source : avis de taxe foncière 2026). Vous devez pouvoir produire une copie de l'avis si le locataire le demande.
Ce qui n'est jamais récupérable
Restent intégralement à la charge du bailleur :
- Les grosses réparations et travaux de remplacement (chaudière neuve, ravalement, toiture, remplacement d'un ascenseur) ;
- Les honoraires de syndic et frais de gestion de la copropriété ;
- L'assurance de l'immeuble ;
- La taxe foncière elle-même (hors ligne TEOM) ;
- Les travaux de mise aux normes et d'amélioration ;
- Les frais de procédure ou de relance du syndic.
Provisions, régularisation, forfait : comment refacturer ?
Le régime des provisions avec régularisation annuelle
C'est le régime de droit commun en location vide. Le locataire verse chaque mois une provision sur charges, et le bailleur doit effectuer une régularisation au moins une fois par an : comparaison entre les provisions versées et les dépenses réelles, puis remboursement du trop-perçu ou demande de complément.
Un mois avant la régularisation, vous devez communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition. Les pièces justificatives doivent rester à sa disposition pendant six mois après l'envoi du décompte.
Le forfait de charges
En location meublée (et en colocation), le bailleur peut opter pour un forfait de charges : un montant fixe, sans régularisation possible, ni dans un sens ni dans l'autre. Le forfait doit rester proportionné aux charges réelles — un forfait manifestement excessif peut être contesté par le locataire.
Le délai de prescription : 3 ans
Depuis la loi ALUR, le bailleur dispose de 3 ans pour récupérer des charges impayées ou non réclamées, y compris la TEOM. Passé ce délai, elles sont prescrites. Le même délai de 3 ans s'applique au locataire pour contester des charges indûment payées.
Les 5 pièges qui coûtent cher aux bailleurs
- Refacturer des dépenses hors liste : honoraires de syndic, gros travaux, assurance de l'immeuble. Le locataire peut en demander le remboursement sur 3 ans.
- Oublier la régularisation annuelle : au réel, une régularisation tardive de plus d'un an peut ouvrir droit pour le locataire à un paiement échelonné sur 12 mois, et les charges de plus de 3 ans sont perdues.
- Réclamer la TEOM frais de gestion inclus : seul le montant net de la taxe est récupérable.
- Confondre entretien courant et remplacement : le contrat d'entretien de la chaudière collective est récupérable, son remplacement ne l'est pas.
- Ne pas conserver les justificatifs : sans décompte ni pièces, le locataire est fondé à refuser la régularisation.
Pour éviter ces écueils, le relevé de charges de copropriété annuel envoyé par le syndic distingue en principe les charges récupérables : c'est votre document de référence. Un outil de gestion locative comme GerezVosBiens permet de suivre les provisions encaissées et de générer la régularisation annuelle sans rien oublier.
Questions fréquentes
Puis-je récupérer les honoraires de syndic sur mon locataire ?
Non. Les honoraires de syndic et les frais de gestion de la copropriété ne figurent pas dans la liste du décret 87-713 : ils restent à la charge du propriétaire, même si le bail prévoit le contraire.
La taxe foncière est-elle récupérable sur le locataire ?
Non, la taxe foncière reste due par le propriétaire. Seule la ligne « taxe d'enlèvement des ordures ménagères » de l'avis est récupérable, hors frais de gestion, au prorata de la période d'occupation du locataire.
Combien de temps ai-je pour régulariser les charges ?
Le bailleur dispose de 3 ans pour réclamer des charges ou une régularisation non effectuée (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Au-delà, les sommes sont prescrites. Si la régularisation intervient plus d'un an après son échéance, le locataire peut exiger un étalement du paiement sur 12 mois.
Le forfait de charges est-il possible en location vide ?
Non. En location vide, seul le régime des provisions avec régularisation annuelle est admis. Le forfait de charges est réservé aux locations meublées et aux colocations.
Les informations de cet article sont fournies à titre général à la date d'août 2026 et ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé. En cas de litige, rapprochez-vous de l'ADIL de votre département ou d'un professionnel du droit.